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Diagrama de Flujo

Conocido también como flujograma o fluxograma y diagramación lógica o de flujo.     
Es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones entre los demás procesos de la organización.  Es un método para describir gráficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto, mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples, demostrando las actividades y su secuencia en el proceso. diagramas de flujo representan gráficamente las actividades que conforman 
Los un proceso, así como un mapa representa un área determinada.
La construcción de los diagramas de flujo nos sirve para disciplinar nuestro modo de pensar.
Su propósito es documentar un proceso para facilitar su comprensión y la identificación de áreas que necesitan mejoramiento.
Visión General del Diagrama de Flujo
La comparación del diagrama de flujo con las actividades del proceso real hará:

  • Resaltar aquellas áreas en las cuales las normas o políticas no son claras o se están violando.
  • Surgir las diferencias entre la forma como debe conducirse una actividad y la manera como realmente se dirige.

Son un elemento muy importante en el mejoramiento de los procesos, muestran claramente las áreas en las cuales los procesos confusos interrumpen la calidad y la productividad.
Dada su capacidad para clarificar procesos complejos, facilitan la comunicación en las áreas problema.
Cada proceso es diferente y presentará problemas únicos de diagramación, lo que hace importante la participación de las personas que ejecutan las tareas.

Diagrama de Bloques
En términos generales se utilizan para documentar la magnitud de un proceso, por lo que no se detallan muchas actividades y salidas en forma intencional.  Proporciona una visión rápida, no compleja del proceso.
Se utilizan para simplificar procesos prolongados y complejos o para documentar tareas individuales.
Los diagramas de bloques pueden presentarse en forma vertical y horizontal, lo importante es que las actividades presenten una secuencia lógica.
Los rectángulos y las flechas son los principales símbolos de un diagrama de bloques.  En cada rectángulo se escribe una frase concisa para describir la actividad que se realiza.
El contenido de cada rectángulo puede ser simple o sintetizar una actividad compleja.  En este caso, cada rectángulo puede desagregarse para formar un diagrama mas detallado.  El texto, puede iniciarse con un verbo en infinitivo, aunque no es obligatorio.

Como Construir un Flujograma

1.- Reunir al equipo de trabajo responsable del proceso
2.- Definir los límites del proceso
Preguntarse ¿Cuál es el producto o servicio que genera este proceso?
                          ¿Qué es lo primero que sucede?
                          ¿Cómo se inicia?
                          ¿Cuál es el último paso?
Escribir la respuesta a cada pregunta antes de plantearse la siguiente.
Por el momento, no tomar en cuenta las actividades intermedias.

3.- Identificar los pasos del proceso
     Recorrer mentalmente el proceso
     Escribir los pasos 
   Un nuevo paso comienza cuando se requiere un tipo nuevo de  actividad
    Relacionar todos los elementos, sin importar el tiempo que toma terminar cada  
     uno.
4.- Dibujar el Flujograma
  Elegir el símbolo adecuado para cada paso y dibujarlo
   Identificar brevemente cada paso, indicado quién, qué o dónde  ocurre
     Conectar los pasos con una flecha
5.- Determinar el tiempo o distancia de cada paso
    Es útil para encontrar dónde es posible reducir o eliminar tiempos ociosos.
     Escribir los tiempos apropiados bajo cada paso
    Registrar la distancia de cada movimiento puede permitir reducir distancias y tiempos.
   Al determinar tiempo y distancia, se anotan el inicio y fin del proceso, después se cronometra, siguiendo físicamente cada paso y se registran las incidencias.
6.- Asignar un costo a cada paso (es opcional)
     La información de costos puede ser un incentivo para simplificar el proceso,  al  reducir costos por pasos innecesarios o duplicados, tiempos prolongados o distancias que se pueden acortar.


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